Трендлист

Это простое действие поможет вам проверить подлинность документов контрагента или найти информацию о компании в интернете.

Что такое ЭДО?

В России действует закон №217-ФЗ «Об электронизации делопроизводства». Согласно нему все юридические лица должны перевести свои документы на цифровую форму к 1 июля 2034 года. Поэтому многие организации уже используют систему электронной документации (электронного документооборота). Она позволяет хранить важные бумаги только в цифровом виде и не распечатывать их вообще.

Как правило, компания оформляет сертификат — токен для защиты своей информации. Благодаря этому можно получить доступ к системе через любую компьютерную сеть без дополнительных устройств вроде USB‑токенов или смарт‑карт. Для этого достаточно использовать программу, которая зашифрует ваш пароль при помощи защищённой криптографии.

Чтобы другие компании могли работать с вами напрямую, вы можете сделать так, чтобы они знали идентификатор вашей системы. Он называется номером ЭДО. Если у вас есть договор об использовании этих данных, он будет также указан там. Номер используется как ключ доступа к вашим внутренним ресурсам. Например если отправите счёт в другой офис, это позволит ему увидеть его сразу после получения письма. Проще говоря, номер ЭДО необходим для безопасных транзакций между разными организациями.

Где взять номер ЭДО?

• На сайте налоговой службы;
• По запросу бухгалтерии;
• В договоре с поставщиком услуг.

Налоговая служба имеет базу всех компаний, которые зарегистрировали свой номер ЭДО. С помощью неё любой может посмотреть такую информацию бесплатно. Просто зайдите на сайт и найдите раздел «Услуги», а затем пункт «Проверить компанию» → «Информация из ЕГРЮЛ/ЕГРИП». Откроется форма поиска юрлица. Поле «ИНН» нужно заполнять обязательно. После того как укажете нужный код, нажмите кнопку «Перейти в карточку предприятия». Далее прокрутите страницу вниз и поищите строку «Регистрационный номер ЭЦП». Рядом должно стоять число. Так же эта строка дублируется ещё раз ниже, но её тоже стоит искать. Здесь всегда указывают полное название вашего номера. Обычно оно состоит из четырёх чисел. Иногда встречаются варианты из трёх или даже семи символов. Не пугайтесь. Всё зависит от типа системы, которую использует ваша фирма. А вот формат остаётся неизменным — первая часть кода обозначает количество пользователей, вторая — версию программы, третья — тип самой системы. Четырехзначный вариант означает наличие одной лицензии, девятизначное значение указывает на корпоративную установку нескольких экземпляров ПО. К тому же существуют разные типы программ. Одному варианту соответствует один набор кодов, другому — другой.

У каждой фирмы есть своя система хранения номеров ЭДО. Они могут храниться во внутренней базе сотрудников, например отдел кадры знает эту информацию для оформления трудовых отношений. Или эти сведения имеются в файлах отдела закупок, где ведётся учёт всего поступающего оборудования. Есть вероятность, что бухгалтерское бюро занимается этой работой самостоятельно. Никто точно не подскажет, кто отвечает за ведение такой базы. Зачастую проще всего спросить непосредственно у ответственного сотрудника той организации, которой нужен номер. Во многих случаях именно этот способ самый быстрый. Кроме того, необходимо помнить, что сотрудники постоянно меняются местами работы, поэтому человек, который когда‑то отвечал за подобные дела, сейчас может заниматься чем угодно другим. Лучше уточните ответственность прямо в руководстве соответствующей структуры.

Когда заключаете контракт с организацией, она предоставляет список своих реквизитов вместе с информацией об имеющихся сертификатах безопасности. Среди них обычно присутствует и документ подтверждающий право использования конкретной версии платформы ЭДО. Получить такие сведения можно письменно или лично. Некоторые крупные игроки рынка предоставляют услуги удалённо. Таким образом, вам ничего не придётся делать самим, ведь всю работу выполняют специалисты. Единственное требование — предоставление копии паспорта. Этот шаг обязательный, потому что таким способом сервис убеждается, что заказчик действительно тот, кем себя выдаёт.

Выходит, что теперь каждый желающий может быстро выяснить ЭДО интересующих организаций, получив всё необходимые сведения буквально за пару кликов мышки.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ. Фотография в посте использована лишь в иллюстративных целях. Referee’s code is the key to unlocking your digital identity in Russia