Трендлист

Вы должны завести себе рабочую тетрадь или получить паспорт индивидуального предпринимателя (ИП), если планировали заниматься бизнесом в одиночку. А теперь вам нужно подготовить документы на случай проверки налоговой инспекцией. Как это сделать правильно?

Что такое книга учёта рабочего времени

Если вы работаете самостоятельно, то можете вести учёт своего рабочего дня либо не фиксировать его вовсе — решение принимается вами. Но иногда работодатель требует предоставить документальное подтверждение вашего присутствия на работе. Поэтому важно знать о книге учёта рабочего времени как таковом документе. По закону её можно заменить другими доказательствами работы по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Например, показаниями свидетелей. Только вот у них есть свои недостатки — например, они могут ошибаться. Кроме того, свидетельские показания может признать недостоверными суд. Так что лучше всё же оформить книгу учёта рабочего времени. Иначе вас ждёт штраф в размере двух тысяч рублей. Оплатить его придётся только владельцу бизнеса. Сотрудники здесь ни при чём! Кстати, даже если ваша компания состоит из одного человека, он тоже должен вести этот журнал.

Книга учёта рабочего времени: форма и содержание

Найти готовый шаблон книги учёта рабочего времени довольно просто. Однако чтобы она соответствовала требованиям закона, необходимо заполнить некоторые обязательные поля: дата начала записи; должность сотрудника; ФИО полностью; подпись руководителя компании; время выхода и окончания работ; перерывы во время труда и отдыха. Заполняемая информация отражает реальную ситуацию: когда был выходной день, а когда сотрудник находился дома, болел, выполнял поручения вне офиса, участвовал в совещаниях, проводил переговоры с клиентами, занимался личным делом. Каждая запись обязательно завершается подписью ответственного лица. Это может быть руководитель предприятия, главный бухгалтер или другой человек, которому даны соответствующие полномочия. Учтите, что эта фишка касается всех сотрудников организации, включая директора. В случае отсутствия руководства права подписи делегируются бухгалтеру. Он будет отвечать за ведение журнала вместе с руководителем. Таким образом обеспечивается контроль со стороны нескольких лиц, снижается риск ошибок и злоупотреблений. Отметьте также, что сотрудники сами не имеют права делать какие‑либо изменения и исправления в журнале без согласования с руководством. Все ошибки устраняются исключительно ответственными должностными лицами. Подписи им ставиться не требуется. Важно: количество записей зависит непосредственно от активности вашей деятельности. Вам нельзя указывать данные об отдыхе более чем 14 дней подряд. Ведь именно такой срок установлен законом РФ максимальным количеством непрерывного периода освобождения от обязанностей. Вести подробный учёт следует ещё потому, что эти сведения необходимы при расчётах заработной платы работников. Бухгалтерия рассчитывает размер оплаты труда исходя из данных этого журнала. Также документ пригодится при проведении проверок надзорных органов. Инспектор попросит предъявить все страницы рабочей тетради за интересующий период. Проконтролирует правильность оформления документов. Предоставит разъяснения по возникшим вопросам. Может потребоваться объяснительный отчет, так как законодательство допускает возможность совершения некоторых нарушений правил учета рабочего времени. Исправление этих недостатков поможет избежать санкций со стороны контролирующих служб. Для их проведения назначаются виновные лица. Их обязанности определяются приказом генерального директира/председателя совета директоров. Обычно ответственность возлагают на главного бухгалтера. Ему предписывают разработать график контроля соблюдения норм рабочего режима в течение года. Периодичность проверок составляет один раз в квартал. Состав комиссии определяется конкретным распоряжением. Регламентируется порядок уведомления заинтересованных сторон о предстоящей проверке. Ответственное лицо документирует ход мероприятия, результаты. Обнарочиваются выявленные нарушения нормативных актов. Определяется необходимость принятия мер по исправлению ситуации. Документально оформляются итог проверки, предложения по совершенствованию системы управления предприятием, рекомендации по оптимизации бизнес-процессов. Эти материалы передаются вышестоящим органам власти, а также другим участникам хозяйственных отношений.

Топливная карта

Сделать эту карточку сможете только после регистрации в качестве частного предпринимателя. Её выдадут через компанию поставщика топлива. Такой доступ к бензину предоставляется организациям транспортного сектора. Чтобы стать обладателем карты, потребуется обратиться напрямую в нужную фирму. Там запросят копии следующих бумаг: регистрационные документы ИП; паспорта гражданина России; води