Трендлист

По умолчанию программа Microsoft Office имеет ряд функций для удобства пользователя, среди которых есть возможность добавить свою подпись к каждому отправляемому вами электронному сообщению на почту.

Что такое подпись?

Подпись — это небольшой текст или картинка (или их комбинация), которая автоматически добавляется к вашему письму при его отправке. Она содержит ваше имя и должность, контактные данные, а также другую информацию о вас и вашей компании, которую вы хотите сообщить получателю письма. В общем-то, она служит той же цели, что и визитка человека во время личного общения. Именно поэтому многие предпочитают иметь несколько шаблонов подписей для разных типов писем или случаев обращения. Например, формальная и неформальная. Или одна – для клиентов, другая – для коллег внутри организации, третья – только если дело касается работы за пределами офиса. И так далее…

Как создать новую подпись?

• В Windows XP откройте меню «Сервис» -> «Подписи». А в более поздних версиях ОС Vista и 7 нужно открыть вкладку “Файл” → “Опции”, затем перейти по пунктам левого меню в раздел “Почтовая подпись”. Здесь мы находим кнопку создания новой подписи (“Новая”). Кликаем по ней. Открывается окно настройки нового сообщения, где нам необходимо задать новые параметры подписи. Первое из них — выбрать язык. Нажать здесь можно либо по кнопкам выбора языка сверху, либо через выпадающее список ниже. Далее надо указать название будущей подписи. Не забывайте, чтобы было легче ориентироваться, давать ей осмысленное имя, например, “Формальный шаблон для новых клиентов”;
• Далее выбираете тип текста, который будет содержаться в вашем новом шаблоне. Можно сразу написать все вручную; воспользоваться встроенным генератором HTML; импортировать готовый документ Word; загрузить уже имеющуюся у вас файл-подпись формата RTF. Выбирая каждый вариант, вам будут показаны инструкции как пользоваться каждой функцией программы для достижения нужного результата;
• После того, как вы закончили создание самого текстового содержимого подписи, нажмите на кнопку Next, после чего перейдете к следующему этапу настройки – выбор учетной записи электронной почты. Вам предлагается два варианта действий: включить эту подпись ко всем новым сообщениям, которые вы будете создавать, или использовать ее лишь для одного конкретного адреса. Чтобы сделать первый случай, просто поставьте галочку напротив пункта Use this signature for all new messages I create. Во втором случае нужно поставить флажок возле выбранного типа учетных записей, т.е. точный адрес электронной почты отправителя, которому предназначена данная подпись. После этого снова кликните OK, подтвердив завершение процесса установки подписи.

Изменение существующей подписи

Если у вас появилась необходимость изменить одну из существующих подписок, то процесс выполнения этой задачи ничем существенно не отличается от предыдущего случая. Просто перед началом операции созданием новой подписи сначала выберите ту запись, которую требуется отредактировать. Для этого достаточно щелкнуть по названию соответствующего элемента списка справа, находясь в окне опций, описанном выше. Процесс дальнейшего редактирования происходит точно таким же образом, каким был описан ранее.

Удаление старой подписи

Аналогично тому, как удаляются любые другие элементы списков, следует удалить ненужную подпись, предварительно отметив ее курсором, нажав правую клавишу мыши над этим элементом, а потом выбрав пункт Delete. Все! Ваша новая подпись теперь готова к использованию.

*Девиз:* Лучше один раз увидеть чем сто лет прочитать. Поэтому настоятельно рекомендую посмотреть видеоинструкцию по теме данного поста, сделанную профессионалами.

Обратите внимание, что данный материал описывает процессы работы со всеми популярными офисными пакетами MS Office. Однако некоторые нюансы могут отличаться между ними, но общий алгоритм остается неизменным.

Какие способы использования функции подписи применяются именно в вашем рабочем процессе? Расскажите об этом нашим читателям в комментариях под данной статьей!