Трендлист

Мы часто говорим о том, как нужно организовывать своё время и управлять им так, чтобы успеть сделать всё необходимое. Но что делать в ситуации, когда встреча уже завтра утром? Что делать, если вам на этот счёт ничего не напоминали, а вы сами забыли? В этой статье мы расскажем, как организоваться за несколько минут или даже секунд и успешно провести встречу :)

Когда человек видит перед собой список дел (или хотя бы план) — он знает, сколько всего ему предстоит сделать. Поэтому при необходимости можно легко выделить дополнительное время для какой-либо задачи. А вот если такого списка нет, то трудно понять, где взять час-два свободного времени для подготовки к важной встрече. Чтобы это произошло легче, попробуйте воспользоваться одним из методов.

Метод «сначала»

Для начала оцените свои текущие дела по важности и срочности. Выделите самое важное дело, которое требует вашего внимания прямо сейчас. Неважно, насколько оно большое или маленькое. Потратите ли вы тридцать минут или пять — задача остаётся той же самой: решить её! Сделав эту работу, переходите ко второму заданию. И продолжаете решать их одно за другим. Никаких промежуточных шагов, никаких помех — только решение задач один за другим. Так будет намного проще сосредоточиться и ничто больше не отвлекает вас. Если вдруг возникнет ощущение усталости во время выполнения какого‑нибудь задания, сделайте короткий отдых. Это поможет избежать ошибок, связанных со стрессом.

Метод «постепенности»

Допустим, вы знаете точно, сколько времени потребуется для того, чтобы подготовиться к встрече. Например, два часа. Можно начать готовить документы незадолго до самого события и оставить себе чуть меньше чем полный интервал для отдыха. Однако такой подход может привести к тому, что вы обнаружите необходимость потратить гораздо больше времени, потому что работы окажется слишком много. Или наоборот, вы почувствуете недостаток времени, поэтому придётся заняться подготовкой позже, ближе к самому событию. Как вариант, разбейте две минуты на четыре части, каждую длительностью десять минут. Десять минут будут полностью посвящены документации, следующие десять — разговорам, затем ещё десять — подготовке презентации, ну а последние десять — обдумыванию вопросов для собеседника. Такой метод помогает более равномерно распределить нагрузку, но подходит далеко не всем людям. Возможно, вы будете испытывать трудности с концентрацией именно тогда, когда этого делать нельзя. Кроме того, некоторые люди могут считать его просто способом растянуть удовольствие. Опять же, выбор метода зависит исключительно от особенностей человека. Важен результат, а не процесс.

Список всех возможных вариантов

Напишите все возможные варианты действий. Всё должно идти строго по порядку возрастания сложности и затрат времени. То есть первым пунктом должен быть самый простой способ решения проблемы, требующий наименьшего количества усилий и времени. Второй пункт — следующий по сложности шаг, который потребует немного больше ваших ресурсов. Третий пункт — третий уровень… Таким образом созданный список станет своего рода планом Б, C, D, E и т. д., которые помогут справиться с ситуацией в случае провала первого плана. Этот метод очень полезен тем, кто боится совершить ошибку и предпочитает иметь запасные планы на случай непредвиденных обстоятельств. Единственный минус заключается в большом количестве различных сценариев, необходимых для заполнения пунктов списка. К тому же иногда бывает сложно определить последовательность уровня сложности решений. Некоторые действия кажутся простыми лишь на первый взгляд, а другие оказываются сложными после попытки их выполнить.

Какой из этих трёх способов выбрать для организации собственного времени? Зависит только от вас. Каждый из них имеет свою ценность и применяется в разных обстоятельствах. Главное помнить одну вещь: правильный ответ всегда найдется, главное умение – его правильно обнаружить! ;)

Каким методом пользуетесь вы для поиска времени? Расскажите нам!