Трендлист

Как сделать эти минуты максимально полезными?

Звонки могут занять много вашего рабочего или учебного времени — особенно когда они не запланированы заранее. И даже короткий разговор может выбить из ритма.

Что такое «непродуктивные» разговоры по телефону

• Звонки клиентам для уточнения деталей сделки;
• разговоры коллег о рабочих вопросах, которые можно было бы решить без телефонных переговоров (например, обсудить проблемы в проекте);
• звонки приёмной комиссии или администраторам образовательного учреждения;
• передачи информации, которую лучше передать письмом или электронным сообщением.

Такие разговоры обычно занимают больше времени, чем предполагается изначально. Это происходит потому что у вас нет чёткого плана того, как будет проходить этот диалог. Вы пытаетесь вспомнить информацию, которая вам нужна, чтобы ответить собеседнику, параллельно думая об этом месяце, который пролетел быстро слишком незаметно, а потом еще раз перечитываете сообщение или письмо перед тем, как отправить ответное. Все это занимает очень много сил. А ещё к нему добавляются эмоции после общения. В итоге вместо двух-трёх минут тратится полчаса или час, но зато всё сделано! Правда ли? Конечно же нет.

Так зачем использовать свои ресурсы так расточительно? Предлагаем три способа управлять своим временем более эффективно.

Способ №1: подготовьтесь

Заранее составьте список вопросов, ответы на которые нужно получить во время телефонного разговора. Например:

• На какой счёт мне необходимо внести оплату?
• Какие документы я должен собрать для оформления визы?
• Какое оборудование нам потребуется купить для реализации проекта?
• Сколько стоит эта услуга/продукт?
• Когда будут доступны результаты исследования?
• Как именно осуществляется доставка товара?
• Какой срок годности продукта?
• Где находится ближайший пункт выдачи заказов?
• Есть ли скидки на покупку нескольких единиц одного типа продукции?
• Ограниченная информация поможет сосредоточиться на главном. Если человек знает вопросы, он точно сможет дать точные ответы, поэтому вам не придётся тратить лишние пять–десяти минут на выяснение всех подробностей. Кроме этого такой подход помогает сократить общее количество звонков в течение дня. Ведь все нужные сведения уже есть под рукой и их легко найти.

Способ №2: установите таймер

Поставьте будильник на семь–пятьдесят секунд. Считайте, что каждый новый голос на линии — это дополнительный шанс потеряться. Когда звук телефона возвестит о том, что пора закончить разговор, вежливо попрощайтесь со всеми участниками беседы. Не бойтесь показаться грубыми. Далекому человеку сложно оценить ваши чувства. Но близким людям важно знать, что ваша занятость оправдана. Объясните им ситуацию, дайте понять, что дело важное. Уверенность повысит самооценку, ведь никто не станет спорить с человеком уверенным в себе. Более того, коллеги поймут ваш посыл и перестанут устраивать частые собрания просто ради встречи, а друзья научатся уважать ваше свободное время. Со временем люди привыкнут к вашему распорядку дел, и позвонят только тогда, когда действительно понадобится помощь.

После каждого длительного телефонного разговора записывайте важную информацию прямо в своём календаре или блокноте. Можно воспользоваться специальными приложениями вроде Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar или Trello, где также предусмотрены функции заметок. Или же старый добрый бумажный вариант. Всё зависит лишь от ваших предпочтений. Важно помнить, что сохраняете детали звонка вместе с напоминаниями. Они помогут вам вернуться к решению вопроса позже, не потратив драгоценные часы на поиск ответов на поставленные вопросы. Таким образом снижается вероятность повторных обращений.

Даже пятиминутные телефонные разговоры способны значительно повлиять на вашу работоспособность. Чтобы избежать потерь времени и нервов, обязательно следите за своей активностью, будьте готовы организовать свой рабочий процесс таким образом, чтобы получать максимум пользы от имеющихся ресурсов. И помните о трёх простых правилах управления временем: готовьтесь, устанавливайте ограничения и документируйте действия. Тогда ни один долгий звонок не помешает вам успешно справляться со своими задачами.

Подписывайтесь на наш канал

Следите