Трендлист

Сегодня мы поговорим о том, как не упустить в работе важные моменты или задачи из-за того, что вы занимаетесь тем, что можно было бы сделать за 3 минуты всего лишь за полчаса? Пора проанализировать свои ошибки! :)

Что такое процесс 5 букв?

Процесс 5 букв — это способ организации работы для тех людей, которые имеют дело со множеством задач одновременно. Вы можете вспомнить свой рабочий день (или даже час). Наверняка он был наполнен делами разного уровня важности. И так ведь случается почти всегда. Но когда именно вы начали заниматься той задачей, которая могла помереть раньше? Возможно, вы занялись этим позже, чем могли бы… Не то чтобы это критично повлияло на результат вашей деятельности, но времени могло стать больше, а стресса меньше. А если подумать чуть глубже, какие ещё возможности были потеряны, пока вы выполняли эту задачу? Может быть, она была такой же простой, как та, которую вы собираетесь делать сейчас? Если да, то возможно её стоило перенести на потом, иначе всё будет еще более хаотичным? Это все вопросы к себе, применительно к вашему рабочему процессу. Поэтому давайте ответим на них вместе и попробуем решить проблему «тормозов»!

Почему ваш рабочий процес может тормозить

• 1) Слишком много дел;
• 2) Дела слишком сложны;
• 3) Внутренние ограничения или сомнения во время выполнения задания;
• 4) Нет четкого плана действий;
• 5) Отсутствие концентрации внимания.

Как устранять проблемы?

Вот несколько простых советов по решению каждой конкретной ситуации. Конечно они работают лучше всего только тогда, когда вы точно определили причину своего “затормаживания”. Итак приступим!

Решение № 1: Разбейте сложные задачи на мелкие

Мы уже обсуждали этот метод решения сложных задач. Самое важное здесь – выбрать правильный масштаб деления на подзадачи. Так, например, написать отчет проще разбивая его на небольшие фрагменты, каждый из которых займет совсем немного вашего времени. Для начала необходимо определить те параметры, по которым будете оценивать сложность ваших подзадач. Например, сколько минут понадобится вам на выполнение каждого пункта? Какой уровень сложности имеет каждая задача? Какие ресурсы необходимы для ее реализации? Только после этого стоит решать, какие шаги должны идти первыми, какими следует выполнять их последовательность и т.п. Главное, помните об этом простом принципе: маленькая проблема решена легче, чем большая!

Решение № 2: Доверяйте своим интуитивным ощущениям

Многие люди боятся начать какое‑либо задание, потому что считают себя недостаточно компетентными для этой цели. Однако, часто бывает, что ваши внутренние сомнения совершенно необоснованны и связаны скорее с недостатком уверенности в своих силах, а не с реальной ситуацией. Иногда достаточно довериться своему чувству прекрасного, и вы сможете выполнить работу быстро и качественно без всяких колебаний! Именно поэтому многие предприниматели советуют начинающим бизнесменам полагаться прежде всего на свою интуицию. Ведь иногда это единственный верный путь успеха.

Решение № 3: Создавайте план своей активности

Когда у вас есть чёткий план всех предстоящих действий, работа становится намного эффективнее. Вам хватает сил справиться практически с любым объёмом работы, поскольку вы знаете, где находится точка старта и конечная цель всей работы. Кроме того, наличие планов помогает сохранять спокойствие и снижает тревожность, особенно перед началом какого-то нового проекта. Составьте список дел на неделю вперёд, планируя каждую минуту своего рабочего дня, учитывая различные непредвиденные обстоятельства. Учитесь контролировать свое время, и оно станет работать в вашу пользу.

Решение № 4: Концентрируйтесь на одной задаче сразу

Многозначность текущей рабочей нагрузки создает путаницу, провоцирует забывчивость и рассеянность, делает нас менее сосредоточенным и приводит к ошибкам. Научиться концентрироваться на одном деле очень полезно, так как таким образом улучшается качество выполненной вами работы. Занимаясь несколькими вещами одновременно, вы фактически ничего толком не успеваете. Каждый человек умеет хорошо справляться с одним направлением профессиональной деятельности, однако большинство сотрудников пытаются охватить множество областей, теряя фокус внимания и создавая ощущение постоянного цейтно